Для решения вопросов, поднятых в закрытых письмах, ЦК оперативно пересылало информацию определенным ведомствам для рассмотрения. Так, например, письмо Самарского губкома, присланное в ноябре 1925 года, где отмечаются факты превышения налогов с частных торговцев, было направлено заместителю Наркома финансов СССР Н. П. Брюханову, для конкретного решения вопроса. В июне 1924 года, Секретариат поручил Орграспреду систематически отвечать на вопросы, поднимаемые секретарями ГК в своих закрытых письмах, путем инструктивных писем, постановке отдельных вопросов на Секретариате и т. п. За период с мая 1923 по май 1924 года (от XII до XIII съездов) Секретариат ЦК направил местным партийным органам 150 циркулярных документов, из них 30 секретных, т. е. 1/5 часть.
В свою очередь Информационный отдел также направлял Секретарю ЦК И. В. Сталину ежедневные и ежемесячные информационно-политические сводки для постановки вопросов перед Секретариатом. Так, в сводке присланной И. В. Сталину в ноябре 1924 года, были подняты и проанализированы такие наиболее важные для страны вопросы, как экономическое состояние, заработная плата, кооперация, бандитизм, религиозные движения, настроение крестьян, состояние партийных организаций, ленинский призыв, советское строительство, агитационнопропагандистская работа, работа в деревне и среди женщин, о национальных организациях». Данные сводки имели гриф «совершенно секретно» и «хранить как шифр». Нередко данные сведения передавались в Центральный комитет совместно со сводками ОГПУ, в обязательном порядке получаемые в ЦК.
Секретариат ЦК также осуществлял контроль и регулярно проводил обследования партийных организаций на местах. Доклады инструкторов ЦК о результатах обследования проходили также через Бюро Секретариата. В тоже время на Оргбюро и Секретариате отмечалось нарушение исполнительской дисциплины, так как не всегда секретари парткомов на местах присылали закрытые письма в ЦК. Так, по постановлению Секретариата ЦКРКП(б) от 16.10.25 г. «О пересылке ГК, ОК, Крайкомов, бюро ЦК и нац. Компартий» говорилось, что: «В связи с не высылкой рядом парторганизаций закрытых писем, ЦК подтвердил необходимость регулярной посылки губкомами, обкомами, крайкомами, бюро ЦК, ЦК нацкомпартий и выделенными для информационной связи закрытых писем в ЦК. ЦК установил присылку закрытых писем 1 раз в месяц, включая в это число писем и донесений по отдельным срочным вопросам. ЦК указал, что в закрытых письмах секретари должны освещаться только основные вопросы политической жизни, внутрипартийное состояние и работы организаций, требующие информации ЦК, а также принятия практических мер и дачи указаний, при чем, письма не должны загромождаться местным материалом общеполитического характера».
В 1927 году Информотдел ЦК подготовил ряд основополагающих документов по содержанию информационной работы, такие как «Основные виды информационных материалов, их составление и использование», «Техника информработы (О порядке собирания, обработки и хранении информматериалов)», «Схема учета информационных материалов (по десятичной системе классификации)», где подробно описывались все виды информационной работы и информационных документов. Естественно, в них были проанализированы и личные (закрытые) письма секретарей парткомов. Закрытые письма были отнесены к материалам «для информирования аппарата парткома» и «материалам для информирования вышестоящих парторганов». Так же как и подлинные экземпляры протоколов заседаний съездов, Пленумов, Комиссий ЦК, местных парткомов и их стенограмм, закрытые письма считались наиболее важными документами партии и подлежали засекречиванию и ограниченному использованию. Также отмечалось, что: «Особо важные заседания, пленумы, конференции и пр. стенографируются, при чем стенографические записи речей выступавших товарищей даются им на предварительный просмотр. Первоначальный подлинный текст стенограмм храниться в секретном архиве. Стенографические записи по отдельным вопросам заседаний присоединяются к протоколу заседания, который ведется отдельно. Характер стенограмм (секретно или не секретно) и круг органов и лиц, которым они рассылаются, определяется в каждом конкретном случае особо, в зависимости от обсуждавшегося вопроса».
Существовал и определенный порядок работы с закрытыми письмами. Закрытые (личные) письма секретарей, как информационный материал для вышестоящего парткома, получаемые от секретарей нижестоящих парткомов, обрабатывались следующим образом: «1. а) размножение закрытых писем по кругу работников, определенному парткомом, в целом или сокращенном (конспективном) виде; б) использование приводимых в них сообщений для сводок и разработок. 2. Отдельные письма возможно рассылать по работникам аппарата парткома в конспектированном виде: рассылается не все письмо, лишь ее наиболее существенные места; в начале указываются основные моменты на которые информаппарат считает необходимым обратить внимание; характерные моменты подчеркиваются».
Характер закрытых писем секретарей определяется конспиративностью обращения с ними и возможностью их использования. Закрытые (личные) письма секретарей парткомов в адрес вышестоящих партийных органов должны были ставить своей задачей: 1) постановку вопроса перед вышестоящим парторганом из учета требований, выдвигаемых условиями практической работы; 2) информирование вышестоящего парторгана о наиболее актуальных и важных моментах и вопросах, стоящих или возникающих в работе и состоянии организации, о которых секретарь парткома считает необходимым возможно быстрее информировать высший парторган с точки зрения своей личной оценки. Следует отметить, что закрытое письмо ни в коем случае не заменяло информационный отчет и не имело характер такового: из состояния и работы организации брались только некоторые — актуальные и важнейшие моменты, действительно требующие особого от обычного освещения. Внешне — должна была соблюдаться максимальная краткость в изложении. Закрытые письма секретарей местных парторганов «обрабатывались» вне всякой очереди, конспектировались или размножались в полном виде для руководящих работников парткома. Вышеперечисленные постановления Секретариата ЦК и документы Информационного отдела, в которых достаточно полно регламентировали порядок по составлению, обработке и рассылки закрытых писем, являлись основополагающими для работы с данными документами.