Особо необходимо отметить механизм разработки, рассмотрения и утверждения секретных нормативных документов. Для решения данной задачи создавались специальные комиссии, в основном, под председательством одного из членов ЦК или Секретаря ЦК с участием представителей Секретных подразделений ЦК, Специального отдела ОГПУ, ведомств и специалистов по соответствующим направлениям. Часть решений и документов поручалось подготовить непосредственно Бюро Секретариата (Секретному отделу) ЦК, который и представлял разработанные им или комиссией документы на утверждение Политбюро, Оргбюро, Секретариат ЦК. Помощь в разработке, согласование, проведение проверок (совместно с секретными подразделениями партии), общее руководство и контроль за соблюдением режима секретности и правил по работе с секретными документами осуществлял Специальный отдел ОГПУ и его приемники в органах государственной безопасности. Все окончательные решения по созданию секретных нормативных документов и их утверждение происходило на высшем партийно-государственном уровне. Это была реальная правовая база по работе с секретной информацией. Наряду с регламентирующими функциями, эти нормативно-регламентирующие акты давали и легитимное, в рамках функционирующей партийно-государственной системы, правовое обеспечение, в том числе и санкций за нарушение их требований.
Следует отметить, что принятые в конце 1920-х годов секретные партийные инструкции действовали вплоть до Великой Отечественной войны. По секретному партийному делопроизводству в обкомах, крайкомах и ЦК республик инструкцию 1928 года сменила утвержденная ЦКВКП(б) 28 июня 1940 соответствующая партийная инструкция, а государственная — до принятия постановления СНК СССР от 2 января 1940 года.
Одной из самых сложных проблем в функционировании механизма политической власти в стране в 1920-1930-е гг. был контроль за выполнением принимаемых решений, в том числе и по соблюдению режима секретности и использованием секретными документами в партийных комитетах. Обеспечение контроля в этой области было одним из направлений деятельности секретных подразделений ЦК и органов государственной безопасности. Для выполнения данной задачи Центральным комитетом организовывались проверки соблюдения режима секретности при хранении и пользовании секретными документами в аппарате ЦК и партийных комитетах на местах. Эта работа проводилась с целью определения «слабых мест» и «уязвимых участков утечки» информации и дальнейшего проведения превентивной профилактической и административной работы по обеспечению режима секретности.
Для решения этой проблемы необходимо было в первую очередь сосредоточить секретные документы, находящиеся у «ответственных товарищей» из партийного аппарата и организаций, в свое время переданных им ЦК для работы, в едином центре в Секретариате ЦК. К 1922 году в Политбюро имелись сведения, что много документов, в том числе и секретных, таких как протоколы заседаний Политбюро, Оргбюро и Секретариата находились на руках у членов ЦК. Данный вопрос был рассмотрен на заседании Секретариата ЦК 21 апреля 1922 года и затем представлен на утверждение Политбюро. Постановлением от 18 мая 1922 года «О порядке хранения протоколов Политбюро членами ЦК», Политбюро утвердило решение Секретариата: «а) Признать необходимым возвращение старых протоколов Политбюро в Секретариат ЦК. б) Срок возвращения установить как общее правило, 1, 2 года. Секретариат ЦК предоставляет право изменения этого срока, если это потребуется условиями, в) Поручить Секретариату проверить достаточно ли соблюдается в личных секретариатах членов ЦК конспирация при хранении протоколов». Секретарю ЦК В. В. Куйбышеву было поручено выполнение данного постановления. 22 октября он направил письмо всем членам ЦК, в котором просил: «1. Срочно сообщить мне порядок хранения протоколов ЦК в Ваших личных архивах, какими мерами обеспечена достаточная конспиративность их хранения и проч. 2. Принять к сведению и руководству, что протоколы Цека подлежат обязательному возвращению в ЦК. (Протоколы Политбюро в Секретариат Политбюро, а протоколы Оргбюро и Секретариата в Секретариат Оргбюро) по истечению 6-ти месячного срока; в данный момент должны быть возвращены протоколы ЦК созыва Х-го съезда до декабря 1921 г. включительно; остальные протоколы ЦК прошлого созыва подлежат возвращению в ЦК в сентябре текущего года. В отношении протоколов ЦК созыва XI съезда поступать также, т. е. пересылать их по истечению 6-ти месячного срока по полугодиям, в ЦК». Во исполнение решения Политбюро и Оргбюро, в Секретариат ЦК и В. В. Куйбышеву направлялись письма членов ЦК о состоянии и условиях хранения документов и соблюдения конспирации. Сам В. В. Куйбышев, в свою очередь, также информировал ЦК: «Протоколы Секретариата, Оргбюро, Политбюро и Пленума храню в закрытом ящике письменного стола в моем кабинете в ЦК, причем кабинет в часы, когда нет занятий, запирается».
Из сообщений членов ЦК стало очевидно, что, в общем на первый взгляд, при хранении секретных документов у них соблюдались предъявляемые требования. Но в распоряжении ЦК, имелись и факты, говорившие о нарушении правил хранения секретных документов, что приводило к разглашению секретных сведений. Нарушались, в том числе, и правила хранения архивных документов партии, сосредоточенных в государственных архивах. Так, в 1923 году Спецотделом ОГПУ был проверен Архив Октябрьской Революции (АОР), в котором вообще отсутствовала Секретная часть, а секретные документы ЦК РКП (постановления и материалы к ним, основания к правительственным и партийным актам, договорам, концессиям, документы, освещающие нелегальную работу и т. д.) лежали открыто на полках без должной охраны. К контролю за соблюдением правил конспирации при работе с секретными документами, их хранения и использования кроме секретных подразделений ЦК привлекалась и Центральная Контрольная Комиссия ЦК. Так на заседании Президиума ЦКК 4 марта 1924 года был рассмотрен вопрос о распространении секретных документов: «Ввиду того, что практика ЦКК показала широкое распространение среди членов партии документов, запрещенных к распространению и что в распространении и хранении этих документов сплошь и рядом замешаны и члены партии, непричастные к фракционной борьбе и не заинтересованные в распространении, войти в ЦК партии с просьбой, чтобы местным организациям было предложено сделать указание членам партии о сдаче всех секретных документов в партийные организации с тем, что в случае обнаружения секретных документов на руках членов партии, впредь будут приниматься суровые меры партийного взыскания». В результате, данное предложение было вынесено на рассмотрение Секретариата ЦК, который постановил: «а) Принять предложение ЦКК о хранении и сдаче секретных документов, б) Поручить тов. Короткову в недельный срок составить для рассылки на места циркуляр о хранении и сдаче секретных документов».