В список включались, кроме партийных, и должностные лица высших государственных органов власти. 17 февраля 1923 года был разрешен допуск к конспиративным материалам ЦК ответственным сотрудникам СНК СССР. 23 сентября 1927 года были включены в список, получающих бюллетень ТАСС «Не для печати», управляющий делами СНК СССР
Н. П. Горбунов. 27 апреля 1928 г. в список, получаемых стенограммы ЦК, были включены ректора и бюро ячеек ряда партийных коммунистических ВУЗов, в том числе: Академия комвоспитания, Московский Политико-Просветительный Институт, Ленинградский Политико-Просветительный Институт, Университет им. Артема, Белорусский комуниверситет, Средне-Азиатский комуниверситет, Закавказский комуниверситет, Саратовский комуниверситет, Урало-Сибирский комуниверситет, Северо-Кавказский комуниверситет, Татарский комуниверситет. 18 мая 1928 года в список лиц, получающих материалы по хозяйственным вопросам, была включена ячейка Промакадемии, 2 октября 1930 г. Секретариат удовлетворил просьбу бюро ячейки Промакадемии им. Сталина о включении ее в список организаций, получающих конспиративные материалы ЦК. 27 февраля 1933 года было установлено право получения конспиративных документов ЦК начальниками МТС совхозов. 29 марта 1933 года был утвержден список руководящих работников РККА (254 чел.), представленный ПУРом, имеющих право получать информационные материалы ЦК (стенограммы и др. конспиративные документы), а 28 октября 1934 г. в список были включены политотделы Гражданского воздушного флота. По постановлению Секретариата ЦК ВКП(б) от 5 октября 1939 г., а затем подтвержденном Политбюро 10 июня 1940 г., секретарям обкомов, крайкомов и ЦК компартий союзных республик разрешалось знакомить уполномоченных КПК при ЦК ВКП(б) с протоколами ЦК ВКП(б).
Большинство просьб ЦК удовлетворял, но были и противоположные решения. Так, была прекращена посылка конспиративных материалов ЦК Таджикскому Оргбюро и Ойратскому обкому ВКП, ввиду малочисленности этих организаций и крайней затруднительности конспиративной связи, а Якутскому обкому разрешалось производить рассылать конспиративные материалы ЦК только в том случае, когда будет обеспечена отправка документов только через фельдъегерский корпус ОПТУ. Просьбу С. М. Кирова об увеличении количества присылаемых стенограмм заседаний ЦК до 10-ти отклонили, но разрешили членам губкома знакомиться по экземплярам, высылаемым в райкомы Ленинградского комитета. 18 ноября 1927 года была отклонена просьба Музея революции о высылке для архива музея информационных материалов «Сводок белоэмигрантской прессы» и протоколов ЦК.
Кроме доступа и рассылки секретных документов ЦК, Секретный отдел контролировал и возврат данных документов обратно в ЦК. Контроль за возвратом документов являлся одной из функций Секретного отдела. 23 мая 1929 года Секретным отделом на Политбюро был вынесен вопрос о возврате протоколов Политбюро и Пленумов ЦК на котором постановили: «а) Во изменение Постановления ПБ от 16.5. с.г. (пр. 80 п. 17 прил. «д») установить срок возврата протоколов ПБ в 5 дней, б) Обязать всех членов и кандидатов ЦК и ЦКК получающих протоколы ПБ, точно выполнять решение ПБ об их возврате в срок, в) Восстановить прежний порядок рассылки выписок из протоколов ПБ». Вопросы рассылки и возврата секретных документов поднимался и Генеральным секретарем ЦК. Так, На заседании Политбюро 25 мая 1928 года И. В. Сталин вынес вопрос о рассылке секретных документов НКИД. Политбюро обязало НКИД строго выполнять постановления Политбюро о порядке рассылки секретных документов. В тоже время, необходимо было учитывать специфику внешнеполитических и внешнеэкономических структур, находящихся за границей. Так, заведующий Секретным отделом ЦКВКП(б) И. П. Товстуха, в письме в Секретариат ЦК от 11 июня 1926 года отмечал: «Порядок обязательного возврата конспиративных документов ЦК, установленный для лиц и организаций в пределах СССР, Секретный отдел считает не целесообразно распространять на представителей СССР за границей. Известный риск в смысле расконспирирования указанных материалов (возможность ограбления диппочты), который имеется при посылке таковых не исчезает и при возврате их. В виду этого Секретный отдел считает, что обязательный возврат конспиративных материалов ЦК для заграничных представителей СССР, получающих таковые отменить и обязать на месте их сжигать и акты с подробными описями сожженных документов присылать в ЦК». В результате 11 июня 1926 года вышло постановление Секретариата ЦК «О порядке возвращения конспиративных документов ЦК представителями СССР за границей», в котором говорилось: «Обязать полпредов конспиративные материалы ЦК по использовании сжигать на месте в те сроки, которые установлены для возврата, о чем составлять акты с подробными описями документов, каковые присылать в ЦК». Как видно, в данном случае, Секретный отдел ЦК принимал участие и при выработке мер по защите партийной информации и в государственных структурах.
В конце 1930-х гг. и перед войной в практике рассылки протоколов заседаний Политбюро произошли существенные изменения. Количество экземпляров протоколов и их рассылка были резко сокращены. Так, на протоколе № 65-65а (заседание Политбюро от 22 ноября 1938 г., решения за 27 октября — 25 ноября 1938 г.) имеется надпись: «Протокол не рассылался и сделан в трех экземплярах. Е. Сухова». Членам ЦК ВКП(б) рассылались лишь выписки из протоколов по нескольким вопросам. Эти пункты в протоколе Политбюро отмечались специальной пометкой. Из 162 вопросов, зафиксированных в этом протоколе, членам ЦК были разосланы решения только по четырем вопросам: о народнохозяйственном плане 1939 года (решение от 22 ноября); совместное постановление СНК СССР и ЦК ВКП(б) от 15 ноября «О наркомате совхозов СССР», которым был снят с должности нарком совхозов Юркин; заявление Н. И. Ежова на имя И. В. Сталина с просьбой об освобождении от должности наркома внутренних дел (постановление от 124 ноября); постановление от 25 ноября о назначении Л. П. Берия наркомом внутренних дел СССР. Эти правила сохранялись в течение нескольких лет до войны. Протокол № 67 (заседание 29 января, решения за 4 января — 1 февраля 1939 г.), например, был выпущен в четырех экземплярах. На других протоколах отметки о количестве выпущенных экземпляров не сохранились, однако во всех протоколах отмечались пункты, выборочно разосланные членам ЦК.