По материалам закрытых писем секретарей, Орготделом ЦК ежемесячно составлялись письменные сводки для Секретариата ЦК. Следует отметить и состав сведений, который должен был освещаться в закрытых письмах. Так, например, в политическом докладе Харьковского губкома в ЦК, за май — август 1922, были освещены вопросы экономического и политического состояния губернии; состояние партийной организации; рост партийной организации и ее состав; работа на производстве; работа среди беспартийных, женщин, молодежи, профсоюзах; работа в милиции, военных ячейках; работа в селе, шефство над селом; агитработа. Для чего это делалось? Так, на заседании Секретариата, 27 сентября 1922 года, на котором рассматривался вопрос о закрытых письмах, постановили: «Поручить Орготделу в конце каждого месяца составлять письменные сводки о состоянии и работе партийных организаций о политическом настроении населения и о важнейших явлениях экономической жизни, пользуясь материалами закрытых писем секретарей, полученных за данный месяц. 2. В случае необходимости немедленного принятия мер по тому или иному закрытому письму, предложить Орготделу вносить практические предложения на Секретариат». В ноябре 1923 года Бюро Секретариата составило сводку для Секретариата ЦК по закрытым письмам за июль — сентябрь и первую половину ноября 1923 года. В сводке отмечались такие направления деятельности, как практические и общие вопросы, выдвигаемые секретарями; предложения об улучшении в той или иной области; положительные мероприятия; отрицательные явления внутрипартийного характера; наиболее яркие факты из жизни РКСМ; деятельность антисоветских партий.
Как видно, информация, заключенная в «закрытых» письмах, служила не только источником, содержащим информацию для сведения, но и давала возможность высшим органам партии принимать практические действия для решения тех или иных вопросов. Но, все же, информация, получаемая Орготделом от секретарей парторганизаций, не всегда удовлетворяла Центральный комитет. Поэтому ЦК направлял на места секретные указания по поводу составления закрытых писем. Так в конце 1922 года всем секретарям облбюро ЦК, национальных ЦК, обкомов и губкомов, заведующим Орготделом ЦК было направлено секретное письмо с разъяснениями, в каком виде и какую информацию предоставлять в ЦК. В письме указывалось: «В циркуляре об отчетности ЦК были даны общие указания о характере содержания закрытых писем секретарей партийных комитетов. Не смотря на это, полученные письма в большинстве страдают отсутствием плана и конкретизации сообщений, бледны по своему внутреннему содержанию и, почти не освещают жизнь партии ее работу среди рабочих и крестьянских масс. Поэтому ЦК, в дополнение к уже изданным циркулярам о закрытых письмах, считает необходимым сделать следующие указания: Оставляя прежний план изложения закрытых писем (цирк. № 31), необходимо главное внимание в них сосредоточить на состоянии и работе парторганизаций: выявление отрицательных и положительных процессов в них и на работу партии среди беспартийных масс. Эти сообщения необходимо подкреплять больше цифрами, фактами и иллюстрациями. 2. При освещении политического и хозяйственного положения данной области или губернии необходимо избегать повторений в сообщениях, а также отказаться от загромождения писем административно-хозяйственными вопросами, которые могут быть и должны решаться в советском порядке. 3. Необходимо больше внимания уделять процессам социального и политического характера, происходящим в деревне, как то: рост политической активности кулачества, факты классовой борьбы в деревне и т. п. Наравне с этим необходимо освещать в письмах формы и содержания движения среди интеллигенции и духовенства. 4.При составлении закрытых писем необходимо руководствоваться уже ранее сделанными указаниями о размерах последних, составлять их по возможности короче, но и конкретнее. Вместо общих рассуждений и общих фраз при оценке тех или иных событий, в роде, — «настроение удовлетворительное» или «не удовлетворительное», «промышленность развивается», «духовенство благополучно раскалывается», «профессура под видом науки проводит буржуазную идеологию» и т. п., необходимо так сгруппировать наличный конкретный материал и снабдить его иллюстрациями, наиболее яркими и характерными фактами и цифрами, чтобы оценка сама вытекала из приводимых данных. Как видно, ЦК подробнейшим образом инструктировал партийные комитеты как готовить закрытые письма.
В 1923 году в аппарате ЦК был установлен порядок работы с «закрытыми» письмами секретарей обкомов. Разработка данных писем поручалась Орготделу и Бюро Секретариата: «1) Разработка вопросов по партийной линии сосредотачивается в Орготделе. 2) Разработка вопросов по хозяйственной и советской линии сосредотачивается в Бюро Секретариата. 3) Бюро Секретариата и Орготдел взаимно осведомляют друг друга путем обмена копиями переписки по закрытым письмам. 4) Закрытые письма прорабатываются в недельный срок».
Но установленный таким образом порядок не отменял рассылку материалов по «закрытым» письмам и протоколам губкомов и обкомов и самих «закрытых» писем, осуществляемую Инфрормотделом в отделы ЦК. Надо отметить, что секретная информация, исходящая из информационного отдела, должна была быть за подписью или с визой одного из Секретарей ЦК.
Количество и категории должностных лиц, имеющих право знакомиться с содержанием «закрытых» писем, было строго ограничено. Так, 8 марта 1923 года на заседании Политбюро был утвержден список должностных лиц, получающих и имеющих право знакомиться с содержанием «закрытых» писем: «Приложение: к п.17 пр. ПБ № 54 от 8. 3. 23 г.