Для приема и возврата секретных документов в ЦК и парткомах существовала система доверенных лиц по 1-ой и 2-ой категориям. Доверенное лицо назначалось постановлением бюро парткома предварительно согласованное с Секретным отделом ЦК ВКП(б). В основном ими являлись: зав. секретной частью, уполномоченный по ведению секретного делопроизводства или заведующий шифровальной частью. При увольнении с бывшего сотрудника секретной части бралась подписка о неразглашении секретных сведений и обязательство в течение 2-х лет сообщать парткому о перемене места жительства. Сотрудникам секретных частей категорически запрещалось посвящать своих знакомых и родных о характере выполняемой работы, составе секретных работников, указывать в документах, выдаваемых этим сотрудникам должности и секретные органы, а вместо этого указывалось: «сотрудник парткома».
Как видно из направлений деятельности и круга обязанностей, а также статуса сотрудников данных подразделений, на лицо функции режимно-секретного подразделения. В начале своей деятельности секретные подразделения самостоятельной роли в формировании системы защиты информации не играли, но постепенно их функции, роль и значение как специального органа по защите информации увеличивалась. Если изначально на них была возложена только организация секретного делопроизводства ЦК, то затем все больше секретные подразделения выступали инициаторами постановлений высших органов партии по организации защиты информации. Они готовили проекты распорядительных и разрабатывали организационно-нормативные документы (инструкции, циркуляры, правила, положения и т. д.) уточняющие и разъясняющие политику ЦК по защите информации. Например, ими разрабатывались инструкции по ведению секретного делопроизводства и соблюдению конспирации, что оказало влияние на складывание и состояние системы защиты информации в целом и, к примеру, на состояние секретных архивов партии. Руководители секретных подразделений определяли порядок доступа к секретным партийным архивам, что заложило основу для складывания партийных спецхранов.
10 мая 1929 года, в записке Заведующего Секретным отделом ЦК И. П. Товстухи, Секретарям ЦК И. В. Сталину, В. М. Молотову, Л. М. Кагановичу, И. Н. Смирнову, К. Я. Бауману было предложено вместо новых наименований частей отдела ввести сектора: «В целях большего законспирирования функций Секретного отдела, а также во избежание возможного злоупотребления названиями, как «Политбюро», «Оргбюро», «Шифрбюро» и т. п., я считал бы целесообразным весь отдел, вместо прежних наименований частей: «аппарат Политбюро», «аппарат Оргбюро» и т. д. переименовать на 7 секторов:
I-й сектор — помы секретарей ЦК и их аппараты (референты, порученцы);
11 сектор — секретариат, ведущий делопроизводство П/Б;
III сектор — делопроизводство О/Б;
IV сектор — шифрделопроизводство;
V сектор — учет и контроль за возвратом конспиративных документов; VI сектор — секретный архив ЦК; и
VII-й — канцелярия (регистратура, внешняя и внутренняя связь, машинопись и стенография).
Также должны были переименованы и названия должностей сотрудников Секретного отдела.
Секретари ЦК не возражали. На тексте записки резолюции: За. Сталин. Молотов». Таким образом, с 1929 года в Секретном отделе начало функционировать 7 секторов.
С 1 декабря 1929 года вводились новые тарифные ставки заработной платы сотрудников аппарата ЦК (были утверждены Секретариатом ЦК 20 января 1930 г.), причем имелись две ставки сотрудников — ответственная ставка и нормированная ставка. Ответственная ставка была у «ответственных сотрудников», работа которых приравнивалась к массовой партийной работе, и была выше, чем нормированная. В Секретном отделе ее имели: Заведующий отделом, Заместители заведующего, Заведующие отделениями, помощники Секретаря ЦК.
Примечателен и социальный состав сотрудников Бюро Секретариата и Секретного отдела в 1920-е годы. Так, на 1 ноября 1923 года в Бюро работало 55 женщин и 37 мужчин, всего — 92 человека, т. е. больше было женщин. Из работающих большинство составляли члены партии — 85 человек, но было и 7 беспартийных. По партстажу было большинство — 44 человека, кто вступил в партию не ранее 1919 года (значит уже после революции); 29 человек в 1915–1918 гг.; 8 человек в 1906–1914, 4 человека в 1898–1905 гг. Подавляющее большинство из работающих составляли сотрудники в возрасте от 23 до 32 лет (55 чел.), затем до 22 лет (18 чел.), т. е. всего молодежи — 73 человека; от 33 до 53 лет — 17 человек и всего 2 человека от 53 лет. Из них большинство имели среднее образование (44 чел.), затем 42 человека имели низшее образование, и всего 2 человека имели высшее образование и 4 домашнее и самообразование. По национальному составу большинство составляли русские (64 чел.), затем евреи (15 чел.), латыши (7 чел.) и армяне (2 чел.). В Бюро Секретариата работал также 1 украинец, эстонец, немец, француз. По сословному дореволюционному происхождению большинство было из крестьян (51 чел.), затем из мещан (28 чел.), дворян (6 чел.), по 2 человека из купцов и граждан, по 1 человеку из чиновников, военных и духовного звания. По социальному происхождению на тот момент большинство было служащих (60 чел.), затем рабочих (22 чел.), крестьян (3 чел.), прочих — 7 человек.
Таким образом, при сравнительно равном количестве женщин и мужчин большинство работающих составляла молодежь от 22 до 33 лет, членов партии с минимальным партстажем в 4 года (чуть больше — 9 лет), служащие преимущественно со средним образованием, русские, большинство из крестьян в прошлом (скорее всего, по родителям). Следует отметить, что здесь мы наблюдаем, как и во всей партии того времени в целом, феномен пролетарской партии «рабочих из крестьян». В одном из самых важных подразделений ЦК пролетарской партии в 1923 году (через 6 лет после революции) из 92 сотрудников пролетарская прослойка составляла всего 22 человека. Думается, что здесь сказывалась нехватка грамотных вообще и в достаточной степени образованных людей среди рабочих, которых можно было рекрутировать для этой работы. А также, здесь мы видим социальный срез партии: «Согласно партийной статистике, в 1922 году насчитывалось 170–180 тысяч членов партии, которые в анкетах указывали, что являются служащими. Видимо, большая часть этих людей работала в партийном аппарате. Они составляли примерно 30 процентов всех членов партии».